Privacyverklaring

Privacyverklaring van de Koninklijke Vlaamse Mycologische Vereniging vzw

Ondernemingsnummer: 408.013.375

De Koninklijke Vlaamse Mycologische Vereniging vzw (KVMV) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaringwillen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KVMV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij:

•     uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type
      persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
•     de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden
      waarvoor ze worden verwerkt;
•     vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
•     passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens
      gewaarborgd is;
•     geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze
      zijn verstrekt;
•     op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als vereniging is KVMV verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan u deze richten tot de ledenadministrator. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Uw persoonsgegevens worden door KVMV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden ,:

•      het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan de activiteiten van onze vereniging (het bijhouden van
       een ledenregister, verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen)
•      het versturen van publicaties, nieuwsbrieven en uitnodigingen
•      het beheer van de lidgelden
•      het bekomen van subsidiëring door de overheid
•      het vermelden in de KVMV-publicaties van auteur(s) en personen die aan deze publicaties een bijdrage leverden
•      het vrijgeven van waarnemingen uit de FUNBEL database zoals bepaald in het Huishoudelijk reglement van de KVMV
•      het opstellen van een jaarlijkse ledenlijst (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) die wordt doorgemaild aan de
       KVMV-leden van het geldende jaar

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

•      Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
•      Geboortedatum om na te gaan of u minderjarig bent.
•      Met betrekking tot kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke
       kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer)
•      Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Van het lid wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk per post of via e-mail doorgeeft aan KVMV

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Foto’s
Foto’s van deelnemers op KVMV-activiteiten kunnen in KVMV-publicaties opgenomen worden. Leden die dit niet wensen kunnen hiervoor via mail bij de ledenadministrator bezwaar indienen.

Verstrekking aan derden

Wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Zoals voorbeeld:

•      de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt.
•      het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Bewaartermijn

KVMV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het lidmaatschap, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door KVMV dit rechtvaardigt.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

•     Alle personen die namens KVMV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
•     We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
•     Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
•     We evalueren jaarlijks ons privacy beleid;
•     Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeftrecht op inzage en afschrift van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.U heeftrecht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U mageisen dat uw persoonsgegevens gewist worden,wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaatvoor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

U heefthet recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.KVMV.be. (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren).

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacyverklaring
KVMV kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 20 mei 2018. Oudere versies van ons privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen.

Stuur de ledenadministrator een e-mail als u deze wilt raadplegen.